Aan de slag met je digitaal archief

Digitale dossiers, foto’s, films, e-mails en sociale media maken vandaag meer en meer deel uit van een archief. Om een goed digitaal archief op te bouwen zorg je voor:

1. Centrale opslag van digitale documenten en zorg voor ordening
2. Duidelijke en betekenisvolle naamgeving
3. Selectie in digitale dossiers
4. Veilige bewaring

1. Centraliseer de documenten en zorg voor structuur en ordening
De basis voor een goed archiefbeheer is dat documenten, reeksen en dossiers, die voortvloeien uit de eigen werking, zoveel mogelijk centraal worden bewaard op één locatie en niet worden verspreid over meerdere bewaarplaatsen zodat de kans op verlies wordt beperkt. De verantwoordelijke voor het archief- en documentbeheer ziet erop toe dat alle relevante documenten worden opgeslagen in een digitaal klassement zodat ze ordening en structuur krijgen.

Een mappenstructuur is eenvoudig op te bouwen. Enkele basisprincipes:
- De structuur is logisch opgebouwd en van algemeen naar bijzonder. Algemene taken zijn hoofdtakken die verder opgesplitst kunnen worden in meer specifieke activiteiten, dit zijn de dossiers.
- Gebruik niet te veel indelingsniveaus en vermijd herhaling in de naamgeving van onderliggende niveaus. Variamappen en losse documenten zijn uit den boze.
- E-mails die je voor lange termijn wil bewaren, kan je klasseren in een gelijkaardige mappenstructuur in het e-mailprogramma.
- Ter inspiratie: enkele modellen. 

2. Kies voor duidelijke en betekenisvolle naamgeving
Door goede map- en bestandsnamen te kiezen, geef je betekenis aan je digitale bestanden.
Enkele basisprincipes:
- Map- en bestandsnamen zijn bij voorkeur kort en betekenisvol. De inhoud moet duidelijk zijn zodat iedereen gemakkelijk dossiers en documenten kan terugvinden.
- Werk met een classificatiecode vooraan in de mapnaam. Zo vermijd je de nadelen van alfabetische sortering en kan je de mappen hiërarchisch ordenen.
- Gebruik voor de naamgeving enkel de karakters a-z en 0-9.
- Vermijd spaties en speciale tekens, werk met de underscore , een liggend streepje of schrijf de woorden aan elkaar. Een goede bestandsnaam heeft volgende onderdelen: datum (YYYMMDD), type document (nota, e-mail, foto), onderwerp, auteur (optioneel), versie en extensie. Wees consequent in de volgorde die je kiest. Bijvoorbeeld: 20160204_brief_jubileumviering.pdf.
- Versiebeheer is belangrijk als je documenten met elkaar wil delen. Je kan steeds teruggrijpen naar de laatste versie en oudere versies verwijderen. Vermijd afkortingen.

3. Selecteer in het digitaal archief
Sommige archieven hebben een tijdelijke waarde (administratief of juridisch), andere zijn van permanente waarde. We onderscheiden drie soorten van archief:
Het dynamisch archief is de lopende administratie van jezelf of je organisatie. Het gaat om documenten die regelmatig worden aangepast, gewijzigd en geconsulteerd.
Het semi-dynamisch archief zijn documenten van afgeronde zaken (bv. de boekhouding van vorig jaar), maar die nog een juridische bewijswaarde hebben of een administratief belang.
Het statisch of historisch archief zijn documenten die geen direct nut meer hebben voor je werking en waarvan de juridische verplichting om ze te bewaren vervallen is. Ze hebben wel cultuurhistorische waarde. Het vormt het geheugen van een organisatie. Historisch archief kan je best goed bewaren.

Welke documenten hebben permanente waarde?
Documenten die verband houden met jouw taken (persoonsarchief)  of taken van de organisatie (verenigingsarchief), bijvoorbeeld:
- Stukken betreffende oprichting, beleid en bestuur
- Stukken betreffende ledenwerking, administratie en financiën
- Stukken betreffende eigen activiteiten en projecten

Welke documenten komen in aanmerking voor vernietiging?
Vernietig enkel documenten als ze geen enkel administratief, juridisch of historisch belang meer hebben, bijvoorbeeld:
- Dubbels, concepten en kladversies
- Documenten die je ter kennisname ontvangt, zoals tijdschriften van andere organisaties
- Documenten die elders worden bewaard
- Documenten waarvan de inhoud verwerkt is in andere documenten (bv. agenda van vergadering)

4. Bewaar digitaal archief duurzaam en veilig
- Maak geen gebruik van USB-sticks, CD-ROMS of DVD’s om je archief op te bewaren, deze dragers hebben een beperkte levensduur.
- Indien je je archief in de 'cloud' bewaart, hou er dan rekening mee dat de provider kan stoppen met bestaan. Bovendien heb je geen controle over waar de bestanden precies worden opgeslagen. Een veiligheidskopie of back-up van je digitaal archief is van belang.  Bewaar minstens één kopie op een externe locatie, om verlies bij brand tegen te gaan.
- Doe regelmatig kwaliteitscontroles bij je bestanden. Ga na of ze nog leesbaar zijn en niet geïnfecteerd door virussen. Installeer een virusscanner op de computer waar je je bestanden opslaat.

Wil je graag ondersteuning en advies? Neem dan contact op met het ADVN.
Meer lezen over vernietigen en bewaren? Bekijk hier.