Overdracht
De collectie van het ADVN wordt opgebouwd dankzij de overdrachten van talloze personen en organisaties uit binnen- en buitenland. Sinds 1984 ontvingen we meer dan 12.750 overdrachten: van één persoonlijke brief tot een dozijn palletten met partijarchief.
Wat overdragen?
Hebt u een persoonlijk archief of een verzameling van een familielid of vriend in uw bezit? Was u secretaris of voorzitter van een vereniging en hebt u jarenlang het verenigingsarchief beheerd? Dan bent u misschien op zoek naar een plaats om dit erfgoed veilig te bewaren. Twijfelt u of de brieven, tijdschriften, foto's en ander erfgoed dat u bewaart een historische waarde hebben? Bent u niet zeker waar uw archief of collectie thuishoort? Het ADVN helpt u in ieder geval graag verder. U kan alvast even nakijken wat we verzamelen bij de pagina's over ons collectieprofiel en ons collectiebeheer. Erfgoed aankopen doen we principieel niet.
Hoe overdragen?
Wanneer u besluit om archief over te dragen kan u kiezen om het archief zelf naar het ADVN te brengen of door ons te laten ophalen. Hoe ook raden we aan om een afspraak te maken. Bij de voorbereiding van de overdracht worden de inhoud, de omvang en de wijze van de overdracht besproken. Eventuele bijzondere voorwaarden worden in een overeenkomst vastgelegd. Kort na de overdracht ontvangt u een schriftelijke bevestiging van de overdracht. Binnen het jaar mag u een overzicht van de overgedragen stukken verwachten.
Afspraken bij de overdracht
Overdrachten aan het ADVN gebeuren onder de vorm van schenkingen (handgift) of bewaargevingen (enkel voor organisaties). Voor iedere overdracht kan er een schriftelijke overeenkomst opgesteld worden tussen de overdrager en het ADVN. Die overeenkomst bepaalt o.a. de duur (in het geval van een bewaargeving) en de voorwaarden voor raadpleging en reproductie. Voor alle overdrachten gelden de regels voor raadpleging en reproductie van het ADVN als uitgangspunt.
Na de overdracht
Eens de overdracht in het ADVN terechtkomt, ondergaat die verschillende stappen. Eerst wordt alles gecontroleerd op de staat en vervolgens in zuurvrij materiaal (her)verpakt. De verwerking impliceert verder het schonen (o.a. ontdoen van metalen nietjes en paperclips), het selecteren en ordenen en het maken van een inventaris. Die inventaris geeft nauwgezet alles weer wat in het archief of in de collectie zit en komt ook in de catalogus terecht om verder onderzoek te vergemakkelijken. Een onderzoeker geeft daar een trefwoord in en overziet zo wat er aan overgedragen materiaal in ADVN wordt bewaard en wat kan worden geraadpleegd. Opmerkelijke nieuwe overdrachten worden ook aangekondigd in de ADVN-Mededelingen of op onze sociale media.